W projekcie „Zysk z dostępności” pokazujemy, że dostępność może ułatwić prowadzenie firmy i poprawić kontakt z klientami. Jednym z jej ważnych elementów jest prosty język.
Prosty język pomaga odbiorcy szybko znaleźć potrzebną informację, zrozumieć ją i właściwie wykorzystać. Nie oznacza rezygnacji z ważnych treści. Polega na przekazywaniu ich w sposób jasny, konkretny i uporządkowany.
Zrozumiałe komunikaty są przydatne dla wszystkich klientów. Szczególnie pomagają osobom starszym, osobom z niepełnosprawnościami, osobom uczącym się języka polskiego oraz osobom, które mają trudności z koncentracją lub czytaniem.
Najważniejsze zasady prostego języka
- Pisz bezpośrednio do klienta: „możesz”, „wyślij”, „skontaktuj się z nami”.
- Stosuj krótkie zdania. Jedno zdanie powinno przekazywać jedną główną informację.
- Używaj słów znanych i stosowanych na co dzień.
- Ogranicz język urzędowy, branżowy i specjalistyczny.
- Jeśli trudne słowo jest konieczne, wyjaśnij jego znaczenie.
- Pisz w stronie czynnej. Wskaż, kto wykonuje daną czynność.
- Najważniejszą informację umieszczaj na początku.
- Stosuj nagłówki, krótkie akapity i listy punktowane.
- Podawaj dokładne daty, godziny i terminy.
- Używaj nazw linków, które informują, co się wydarzy po ich wybraniu.
Jak pisać do klienta – przykłady
| Zamiast | Napisz prostym językiem |
| W celu dokonania rejestracji należy wypełnić formularz zgłoszeniowy. | Aby się zarejestrować, wypełnij formularz. |
| Płatność powinna zostać uregulowana w terminie 7 dni od daty otrzymania faktury. | Zapłać w ciągu 7 dni od otrzymania faktury. |
| W przypadku braku możliwości uczestnictwa prosimy o poinformowanie organizatora. | Jeśli nie możesz wziąć udziału w spotkaniu, napisz do nas lub zadzwoń. |
| Reklamacje należy składać za pośrednictwem formularza dostępnego na stronie internetowej. | Możesz złożyć reklamację przez formularz na naszej stronie. |
| Informujemy, iż termin realizacji zamówienia uległ zmianie. | Zrealizujemy Twoje zamówienie później. Nowy termin to 15 września 2026 roku. |
| W załączeniu przesyłamy dokumentację celem zapoznania się z jej treścią. | W załączniku przesyłamy dokumenty. Przeczytaj je przed spotkaniem. |
| Nieprzesłanie dokumentów w wyznaczonym terminie będzie skutkowało brakiem możliwości realizacji usługi. | Wyślij dokumenty do 10 września 2026 roku. Bez nich nie będziemy mogli wykonać usługi. |
| Uprzejmie prosimy o dokonanie weryfikacji poprawności zamieszczonych danych. | Sprawdź, czy podane dane są poprawne. |
| Kontakt z przedstawicielem firmy możliwy jest w godzinach funkcjonowania biura. | Możesz do nas zadzwonić od poniedziałku do piątku, od 8:00 do 16:00. |
| W przypadku pytań lub wątpliwości pozostajemy do Państwa dyspozycji. | Jeśli masz pytania, zadzwoń do nas lub napisz wiadomość. |
| Zwrot środków zostanie dokonany na rachunek bankowy wskazany przez klienta. | Zwrócimy pieniądze na podane przez Ciebie konto. |
| Informacja dotycząca sposobu realizacji usługi znajduje się pod poniższym linkiem. | Sprawdź, jak realizujemy usługę. |
| Kliknij tutaj. (w przypadku linków) | Pobierz formularz zgłoszeniowy. |
| Państwa zgłoszenie zostało przekazane do właściwego działu celem dalszego procedowania. | Przekazaliśmy Twoje zgłoszenie do działu reklamacji. Odpowiemy do 5 września 2026 roku. |
| Wymagane jest przedłożenie kopii dokumentu tożsamości. | Prześlij kopię dowodu osobistego. |
Prosty język przynosi firmie korzyści
Jasna komunikacja zmniejsza liczbę błędów, pytań i nieporozumień. Klienci szybciej znajdują potrzebne informacje, łatwiej korzystają z usług i mają większe zaufanie do firmy. Pracownicy poświęcają mniej czasu na dodatkowe wyjaśnienia i poprawianie błędnie wypełnionych dokumentów.
Przed publikacją tekstu warto zadać sobie trzy pytania:
- Czy klient szybko znajdzie najważniejszą informację?
- Czy zrozumie, co powinien zrobić?
- Czy wie, gdzie może uzyskać pomoc?
Jeżeli odpowiedź na te pytania brzmi „tak”, komunikat spełnia swoje zadanie.