Dostępne spotkanie to takie, w którym różne osoby mogą uczestniczyć, rozumieć przekazywane informacje i zabierać głos. Znaczenie ma miejsce, ale też sposób zapraszania i prowadzenia rozmowy. Zacznij od pytania: „Co ułatwi Pani lub Panu udział w spotkaniu?”. Nie zgaduj potrzeb uczestników.
Zapytaj o potrzeby przed spotkaniem
Już w zaproszeniu podaj kontakt do osoby, która pomoże ustalić potrzebne wsparcie. Zapytaj na przykład: „Czy potrzebuje Pani lub Pan napisów, tłumacza języka migowego lub materiałów w innym formacie?”. Umożliw odpowiedź e-mailem, nie tylko telefonicznie. Nie pytaj o diagnozę. Ważne jest to, co pomoże danej osobie uczestniczyć.
Potwierdź, jakie rozwiązania zapewnisz. Jeśli czegoś nie możesz zorganizować, powiedz o tym wcześniej i wspólnie poszukajcie innej możliwości.
Sprawdź miejsce i drogę do sali
Sprawdź, czy do budynku i sali można dostać się bez schodów. Jeśli potrzebna jest winda, upewnij się, że działa. Zwróć uwagę na dostępną toaletę i miejsce do poruszania się między stołami. Nie zastawiaj przejść krzesłami ani kablami.
Opisz drogę w zaproszeniu. Zamiast „Wejście od tyłu” napisz: „Wejście bez schodów znajduje się od ulicy Lipowej, obok parkingu”. Podaj też informacje o utrudnieniach, aby uczestnik mógł zaplanować przyjazd.
Powiedz, co się wydarzy
Prześlij wcześniej plan, godzinę rozpoczęcia i zakończenia oraz informacje o przerwach. Wyjaśnij, czy uczestnicy będą pracować w grupach lub przedstawiać się na forum. Dzięki temu łatwiej przygotować się do udziału.
O zmianach informuj możliwie wcześnie. Wskaż jasno, co się zmieniło i jaki jest nowy plan.
Przygotuj czytelne materiały
Używaj prostych słów, krótkich zdań i czytelnej czcionki. Zadbaj o wyraźny kontrast tekstu z tłem. Nie przekazuj informacji wyłącznie kolorem. Zamiast oznaczać zadania tylko na czerwono, dodaj słowo „Ważne”.
Prześlij materiały przed spotkaniem. Udostępnij tekst, który można zaznaczyć i odczytać programem czytającym ekran. Samo zdjęcie dokumentu może być niewystarczające.
Zadbaj o spokojną rozmowę
Ogranicz hałas i zadbaj o dobre oświetlenie twarzy prowadzącego. Używaj mikrofonu, jeśli jest dostępny. Ustal, że mówi jedna osoba naraz. Powtarzaj do mikrofonu pytania zadawane z sali.
Mów w spokojnym tempie i wyjaśniaj skróty. Opisuj ważne informacje widoczne na slajdach. Zamiast „Jak widać na wykresie” powiedz, co dokładnie pokazuje wykres. Daj czas na odpowiedź i pytania.
Daj wybór i zaplanuj przerwy
Pozwól zadawać pytania ustnie lub pisemnie. Nie wymagaj od wszystkich wypowiadania się na forum. Zapowiedz przerwy i wskaż spokojne miejsce, jeśli jest dostępne. Powiedz, że można na chwilę wyjść i wrócić.
Zanim pomożesz, zapytaj, czy pomoc jest potrzebna i jak jej udzielić.
Pamiętaj o osobach uczestniczących online
Prześlij link oraz krótką instrukcję dołączenia. Sprawdź wcześniej dźwięk i działanie potrzebnych napisów. Automatyczne napisy mogą zawierać błędy, dlatego ważne daty, nazwy i ustalenia zapisuj także na czacie.
Podczas spotkania hybrydowego zadbaj, aby osoby zdalne słyszały wypowiedzi z sali i mogły zadawać pytania.
Po spotkaniu przekaż ustalenia
Wyślij krótkie podsumowanie: co ustalono, kto zajmie się danym zadaniem i do kiedy. Zapytaj, co ułatwiło udział, a co warto poprawić. Wykorzystaj odpowiedzi przy organizacji kolejnego spotkania.