Spotkanie w kawiarni, restauracji lub wynajętej sali może być wygodne dla obu stron. Zanim jednak wybierzesz miejsce, sprawdź, czy klient będzie mógł do niego dotrzeć i swobodnie uczestniczyć w rozmowie. Znaczenie mają nie tylko schody, ale też hałas, oświetlenie i sposób przekazania informacji. Ustal szczegóły z klientem, zamiast zgadywać jego potrzeby.
Zapytaj, co ułatwi udział w spotkaniu
Zaproponuj miejsce i zapytaj: „Czy ta lokalizacja jest dla Pani lub Pana wygodna? Co warto uwzględnić przy organizacji spotkania?”. Możesz wskazać kilka możliwości, na przykład spokojną kawiarnię, salę blisko przystanku lub spotkanie online.
Nie pytaj o diagnozę ani przyczynę zgłaszanych potrzeb. Wystarczy wiedzieć, jakie warunki trzeba zapewnić. Jeśli klient proponuje znane sobie miejsce, weź tę propozycję pod uwagę.
Sprawdź miejsce przed rezerwacją
Nie poprzestawaj na informacji, że lokal jest dostępny. Sprawdź, czy wejście jest bez schodów, drzwi pozwalają na swobodny przejazd, a do stolika i toalety prowadzi droga bez przeszkód. Jeśli potrzebna jest winda, upewnij się, że działa i będzie dostępna w godzinach spotkania.
Zapytaj obsługę o konkretne warunki. Zamiast „Czy lokal jest dostępny?” zapytaj: „Czy od wejścia do zarezerwowanego stolika można przejść bez pokonywania stopni?”. Jeśli klient korzysta z psa asystującego, uwzględnij też miejsce dla psa przy stoliku.
Wybierz warunki dobre do rozmowy
Głośna muzyka, tłum i ostre światło mogą utrudniać skupienie oraz rozumienie wypowiedzi. Wybierz spokojniejszą porę i stolik z dala od głośników, ekspresu do kawy oraz ruchliwego przejścia. Zadbaj o to, aby rozmówcy dobrze widzieli swoje twarze.
Jeśli będziecie omawiać sprawy poufne, zarezerwuj osobne pomieszczenie. Klient powinien móc zadawać pytania bez obawy, że rozmowę słyszą osoby przy sąsiednim stoliku.
Przekaż dokładne informacje o dojeździe
Wyślij adres, nazwę lokalu, godzinę i przewidywany czas spotkania. Opisz, gdzie znajduje się wejście oraz jak dotrzeć do miejsca rozmowy. Nie ograniczaj informacji do samego linku do mapy.
Możesz napisać: „Wejście bez schodów znajduje się od ulicy Parkowej. Stolik jest zarezerwowany na parterze, na nazwisko Nowak”. Jeśli masz sprawdzone informacje o pobliskim przystanku lub parkingu, również je podaj. Uprzedź o remoncie, zamkniętym wejściu i innych utrudnieniach.
Ustal przebieg i potrzebne wsparcie
Powiedz wcześniej, jaki jest cel spotkania, kto weźmie w nim udział i czy klient powinien coś przygotować. Prześlij dokumenty do przeczytania w dostępnej dla niego formie. Nie zostawiaj zapoznania się z długą umową na chwilę przed podpisaniem.
Jeśli klient potrzebuje tłumacza języka migowego, napisów lub innego wsparcia, ustal sposób jego zapewnienia przed spotkaniem. Gdy będzie uczestniczyć osoba towarzysząca, uwzględnij dla niej miejsce. Podczas rozmowy zwracaj się bezpośrednio do klienta.
Zaplanuj czas bez pośpiechu
Wybierz godzinę, która pozwoli klientowi spokojnie dotrzeć na miejsce. Zostaw czas na pytania, wyjaśnienia i ewentualną przerwę. Zaproponuj pomoc przy wejściu lub spotkanie przed budynkiem, ale poczekaj na zgodę.
Podaj numer telefonu i możliwość kontaktu pisemnego, na przykład SMS-em. Klient powinien móc poinformować o spóźnieniu lub problemie ze znalezieniem wejścia także wtedy, gdy nie może zadzwonić.
Przygotuj rozwiązanie na wypadek zmian
Nawet sprawdzone miejsce może okazać się zbyt głośne, a winda może przestać działać. Przygotuj inną lokalizację lub możliwość rozmowy online. Jeśli pojawi się przeszkoda, przedstaw dostępne opcje i ustal z klientem dalsze działanie.
Po spotkaniu wyślij krótkie podsumowanie ustaleń. Zapytaj też, czy miejsce i sposób organizacji były wygodne. Dzięki temu łatwiej zaplanujesz kolejne spotkanie